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Aumento expressivo no volume de pedidos de reembolso com violações às políticas das empresas. Saiba o que pode e o que não pode na prestação de contas de gastos corporativos.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos funcionários foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil por mês, no primeiro semestre. Porém, ao solicitar o reembolso dos montantes, diversos indivíduos acabaram no prejuízo: observou-se um aumento de 78% na quantidade de solicitações com infrações às políticas de reembolso das empresas.
É essencial garantir que os colaboradores compreendam as diretrizes de reembolso para evitar problemas e assegurar que recebam a compensação adequada pelos seus gastos corporativos. Manter uma comunicação clara e transparente sobre as políticas de reembolso pode contribuir significativamente para minimizar as ocorrências de violações e garantir uma recompensa justa pelos custos incorridos durante as atividades profissionais.
Despesas e Políticas de Reembolso: Impactos e Recursos
Em termos financeiros, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não reembolsáveis por colaborador. Se as falhas ocorrem mensalmente, ao término de um ano, o prejuízo pode atingir R$ 4.800. A análise foi conduzida pela Flash, sistema de gestão do tempo de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de empresas variadas.
As infrações mais comuns são: despesas atrasadas considerando o prazo para a prestação de contas estipulado pela empresa (54,57%); valores que ultrapassam o estabelecido pela política da empresa (18,89%); possível duplicidade no pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
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Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba se esquecendo. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser recusado. Mesmo em organizações com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o setor financeiro por gerar custos adicionais. A ausência de comprovantes também pode representar um desafio significativo se a documentação não estiver disponível para verificação.
Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de gestão de despesas na Flash, destaca que os problemas na prestação de contas podem ter impactos diretos e negativos. O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o colaborador pode precisar arcar com despesas do próprio bolso.
Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, ressalta que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as regras de forma oficial, como por meio de seu site. As políticas devem abordar as consequências pelo descumprimento das normas, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o empregado sabia que não poderia consumir e, ainda assim, incluiu no formulário de reembolso.
‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, etc. Nesse cenário, quem efetuou o gasto assume os valores que não eram permitidos. Diante disso, a pessoa deve seguir o que está estabelecido na política da empresa. Em caso de reincidência, poderá até ocorrer o seu desligamento’, esclarece.
Quanto aos valores passíveis de serem gastos, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser estabelecidos por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, complementa que no caso das despesas realizadas no cartão corporativo, se o montante ultrapassar o limite determinado pela política interna, algumas empresas podem solicitar o reembolso do valor excedente ou até mesmo descontá-lo da folha de pagamento.
No entanto, existem ainda outras situações relacionadas a despesas que são mais sérias e consideradas fraudes, de acordo com o executivo da plataforma: Despesas falsas – apresentar recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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